Digitale Zeiterfassung in der Landwirtschaft 2026: Was jetzt für Ihren Betrieb zählt

17. Februar 20266 Min. LesezeitAktualisiert 8. Oktober 2026

Arbeitgeber müssen Arbeitszeiten erfassen. Eine Formvorschrift gibt es nach Auskunft des Bundesarbeitsministeriums (BMAS) derzeit nicht, auch handschriftliche Aufzeichnungen sind zulässig. Dieser Ratgeber zeigt, worauf es beim Wechsel zu einer digitalen Lösung im landwirtschaftlichen Betrieb ankommt.

Arbeitszeiterfassung ist Pflicht, die Form ist offen

Das Bundesarbeitsgericht hat 2022 die Pflicht zur Erfassung der Arbeitszeit bestätigt. Daraus folgt kein Verbot von Papier-Stundenzetteln und keine besondere Übergangsfrist für landwirtschaftliche Betriebe.

Die rechtliche Grundlage

Nach der BMAS-Auskunft zur Arbeitszeiterfassung müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit erfasst werden. Der Arbeitgeber bleibt verantwortlich, auch wenn Mitarbeiter ihre Zeiten selbst eintragen.

Welche weiteren Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten für Ihren Betrieb gelten, hängt unter anderem von der Beschäftigungsform ab. Klären Sie diese Anforderungen gesondert. Dieser Artikel ersetzt keine Rechtsberatung.

Viele Betriebe führen außerdem eine Ackerschlagkartei. Sie dokumentiert, welche Arbeiten auf welchen Flächen erledigt wurden. Diese Angaben überschneiden sich stark mit der Zeiterfassung. Wer beides zusammen erfasst, tippt weniger doppelt.

Die größten Probleme mit Stundenzetteln

Unleserliche Handschrift und verlorene Zettel

Der Stundenzettel kommt zerknittert aus der Hosentasche, und nach einem langen Tag auf dem Feld ist die Schrift kaum zu lesen. Manchmal fehlt der Zettel ganz, vergessen im Traktor oder mitgewaschen.

Dann muss die Verwaltung nachfragen: "Was hast du am Dienstag gemacht? Auf welchem Schlag warst du?" Solche Rückfragen kosten Zeit und liefern ungenaue Angaben. Nach einer Woche weiß kaum jemand noch die genauen Uhrzeiten.

Manuelle Übertragung

Wie viel Aufwand die Übertragung verursacht, hängt vom Betrieb ab. Notieren Sie über einen typischen Abrechnungszeitraum, welche Angaben mehrfach eingegeben werden und wo Rückfragen entstehen. Erst dann können Sie den Nutzen einer Umstellung einschätzen.

In vielen Betrieben werden dieselben Daten dreimal eingegeben:

Die Stundenzettel werden ins Lohnprogramm übertragen.
Dieselben Daten kommen in die Ackerschlagkartei.
Für die Kostenstellenrechnung werden sie ein weiteres Mal erfasst.

Jede Übertragung ist eine Fehlerquelle. Ein Zahlendreher bei den Stunden oder ein falscher Schlag zieht sich durch alle Systeme und fällt oft erst Wochen später auf.

Kein aktueller Überblick

Mit Stundenzetteln sieht die Betriebsleitung die Arbeitszeiten erst, wenn die Zettel abgegeben und übertragen sind, oft erst am Monatsende. Fragen wie "Wie viele Stunden hat Team A diese Woche auf Schlag 12 gearbeitet?" lassen sich nicht sofort beantworten.

Das erschwert die Planung und die Einhaltung von Arbeitszeitgrenzen. Gerade in der Ernte fehlt dann der Überblick, wer schon an der gesetzlichen Grenze arbeitet.

Was eine Zeiterfassung für die Landwirtschaft können muss

Nicht jede Zeiterfassung aus dem Büroumfeld passt in die Landwirtschaft. Achten Sie auf folgende Punkte.

Einfache Bedienung

Jeder Mitarbeiter muss die App bedienen können, der Traktorfahrer mit 30 Jahren im Betrieb ebenso wie die Saisonkraft für drei Monate.

Die beste Software nützt nichts, wenn niemand sie benutzt. Viele Betriebsleiter sagen: "Meine Leute machen das nicht mit." Das stimmt, wenn die App zu kompliziert ist. Ein Eintrag sollte nicht länger dauern als eine kurze Nachricht auf dem Handy.

Betriebsdaten zusätzlich zu den Stunden

Eine reine Stundenerfassung beantwortet nur die Frage, wie lange jemand gearbeitet hat. In der Landwirtschaft brauchen Sie auch Antworten auf diese Fragen:

Auf welchem Schlag wurde gearbeitet?
Welche Maschine war im Einsatz?
Welche Arbeit wurde erledigt, etwa Pflügen, Säen, Ernten oder Pflanzenschutz?
Welche Betriebsmittel wurden verwendet?
Zu welcher Kostenstelle gehört die Arbeit?

Diese Angaben brauchen Sie für die Ackerschlagkartei und für die betriebswirtschaftliche Auswertung. Wenn Sie wissen, wie viele Stunden pro Hektar für welche Tätigkeit anfallen, können Sie Abläufe gezielt verbessern.

Die Stammdaten sollten sich frei einrichten lassen. Ein reiner Ackerbaubetrieb braucht andere Felder als ein Gemischtbetrieb mit Tierhaltung.

Exporte in bestehende Systeme

Die erfassten Daten sollen dort ankommen, wo sie gebraucht werden:

Arbeitszeiten im Lohnprogramm, per Export oder Schnittstelle
Tätigkeiten, Schläge und Maschinenzeiten in der Ackerschlagkartei
Zuordnungen in der Kostenstellenrechnung

Prüfen Sie vor der Einführung, welche Exportformate Ihr Zielsystem annimmt und welche Angaben übertragen werden. Ein passender Export kann manuelle Übertragung reduzieren. Eine bestimmte Zeitersparnis lässt sich daraus nicht allgemein ableiten.

Überblick für die Verwaltung

Die Verwaltung sollte jederzeit sehen können:

Wie viele Stunden sind diese Woche angefallen?
Welche Mitarbeiter nähern sich den Arbeitszeitgrenzen?
Gibt es fehlende oder unvollständige Einträge?

Dann klären Sie Fehler, solange sich alle noch erinnern, und nicht erst am Monatsende.

Saisonale Spitzen und Arbeitszeitgrenzen

Auch in Arbeitsspitzen gelten die Arbeitszeitregeln. Planen Sie Personal, Pausen und Ruhezeiten anhand der Vorgaben für Ihren Betrieb. Ausnahmen brauchen eine rechtliche Grundlage und müssen gegebenenfalls mit der zuständigen Behörde geklärt werden.

Eine Software kann auf Überschreitungen hinweisen und die Prüfung unterstützen. Sie macht unzulässige Arbeitszeiten nicht zulässig und ersetzt keine vollständige, wahrheitsgemäße Dokumentation.

Die Umstellung Schritt für Schritt

Schritt 1: Bestandsaufnahme

Klären Sie vor der Auswahl einer Software:

Wie viele Mitarbeiter erfassen Zeiten?
Welche Betriebsdaten brauchen Sie, etwa Schläge, Maschinen oder Arbeitsarten?
In welche Systeme sollen die Daten, etwa Lohnprogramm oder Ackerschlagkartei?
Wie sicher sind Ihre Mitarbeiter im Umgang mit dem Smartphone?

Schritt 2: Lösung auswählen

Prüfen Sie vier Punkte:

Kann jeder Mitarbeiter die App nach fünf Minuten bedienen?
Erfasst die Lösung alle Betriebsdaten, die Sie brauchen?
Passen die Exporte zu Ihren bestehenden Systemen?
Ist die Lösung für die Landwirtschaft gemacht oder nur angepasst?

Schritt 3: Stammdaten einrichten

Legen Sie Mitarbeiter, Schläge, Maschinen, Arbeitsarten und Kostenstellen an. Dieser Aufwand fällt einmal an und bestimmt die Qualität aller späteren Daten.

Beginnen Sie mit den wichtigsten Stammdaten und ergänzen Sie den Rest nach und nach.

Schritt 4: Team einführen

Ein möglicher Ablauf:

Starten Sie mit zwei oder drei Mitarbeitern, die mit dem Smartphone sicher sind.
Lassen Sie diese Pilotgruppe die App eine Woche lang nutzen.
Sammeln Sie Rückmeldungen und passen Sie die Einrichtung an.
Nehmen Sie danach den ganzen Betrieb dazu.
Seien Sie in der ersten Woche für Fragen erreichbar.

Schritt 5: Abläufe prüfen

Nach den ersten vier Wochen haben Sie genug Daten für eine erste Prüfung:

Passen die Arbeitszeiten zu Ihrer Planung?
Kosten einzelne Schläge oder Tätigkeiten auffällig viel Zeit?
Kommen die Exporte in Ihren Zielsystemen richtig an?
Wo hakt es noch?

Kosten und Nutzen

Vergleichen Sie den Aufwand Ihres heutigen Ablaufs mit dem konkreten Angebot. Rechnen Sie Einrichtung, laufende Nutzung, Einarbeitung und die Prüfung der Exporte ein. Pauschale Sparstunden oder eine feste Amortisationsdauer passen nicht zu jedem Betrieb.

Bei DAZE beginnt nach Einigung eine bezahlte Zusammenarbeit mit persönlicher Einrichtung. Der monatliche Preis richtet sich nach der Mitarbeiterzahl. Einrichtungsumfang und benötigte Anpassungen stehen im Angebot. Einen kostenlosen Testmonat gibt es nicht.

Fazit

Arbeitszeiten müssen erfasst werden, in welcher Form ist nicht allgemein vorgeschrieben. Welche Lösung passt, entscheidet Ihr Betriebsablauf. Prüfen Sie, welche Angaben Ihre Mitarbeiter erfassen müssen, wie die Verwaltung Einträge prüft und welche Exporte zu Ihren Systemen passen.