Mitarbeiter importieren
Mitarbeiter per CSV anlegen, Zugangsdaten festlegen und Teilfehler prüfen.
Mit dem Mitarbeiterimport legst du neue Mitarbeiter samt Anmeldekonto im ausgewählten Betrieb an. Dafür brauchst du die Berechtigung Admin in diesem Betrieb oder einen DAZE-Administratorzugang.
Import starten
- Öffne dazeapp.de oder die Webadresse deines Betriebs und melde dich an.
- Wähle den Betrieb, in dem du die Mitarbeiter anlegen möchtest.
- Öffne Stammdaten und den Tab Mitarbeiter.
- Klicke auf CSV importieren.
CSV-Format
Verwende eine UTF-8-Datei mit der Endung .csv oder .txt. Die erste Zeile enthält die Spaltennamen. Der Dialog erkennt Komma oder Semikolon als Trennzeichen automatisch.
| Spalte | Pflicht | Bedeutung |
|---|---|---|
name | Ja | Name des Mitarbeiters |
email | Ja | Gültige E-Mail-Adresse für das Anmeldekonto |
nummer | Nein | Mitarbeiternummer |
Für email wird auch e-mail erkannt. Für nummer sind auch employeeNumber und number möglich. Die Groß- und Kleinschreibung der Spaltennamen ist unerheblich. Weitere Spalten werden nicht übernommen.
nummer;name;email
006;Julia Fischer;julia.fischer@example.com
007;Michael Wagner;michael.wagner@example.comVerwende für jede Person einen CSV-Datensatz. Felder mit einem Trennzeichen oder Zeilenumbruch müssen in doppelte Anführungszeichen eingeschlossen sein. Ein doppeltes Anführungszeichen innerhalb eines solchen Feldes schreibst du zweimal. Prüfe nach dem Einlesen die Vorschau. Fehlerhaft geschlossene Anführungszeichen können das Einlesen der Datei verhindern.
Verwende jede E-Mail-Adresse nur einmal. Ein bereits vorhandenes Anmeldekonto wird nicht überschrieben oder mit dem importierten Mitarbeiter zusammengeführt.
Import durchführen
Gemeinsames Passwort beachten
Der Dialog verlangt ein Standard-Passwort für alle neu angelegten Konten dieses Imports. Er erstellt keine individuellen Passwörter und verschickt beim Import keine Einladungen. Setze vor der Übergabe der Zugänge für jede Person das Passwort zurück und übergib das dabei erzeugte Zufallspasswort vertraulich. Der Reset verwendet kein gemeinsames Standardpasswort. Mitarbeiter können ihr Passwort derzeit nicht selbst ändern. Es gibt keinen erzwungenen Passwortwechsel bei der ersten Anmeldung.
- Klicke auf CSV-Datei auswählen und wähle deine Datei.
- Prüfe Namen, E-Mail-Adressen und die Statusangaben in der Vorschau. Zeilen mit fehlendem Namen, fehlender E-Mail-Adresse oder ungültiger E-Mail-Adresse werden nicht importiert. Korrigiere sie bei Bedarf in der Datei und lade diese über Zurück erneut.
- Klicke auf Weiter mit der angezeigten Mitarbeiteranzahl. Mindestens eine Zeile muss gültig sein.
- Gib unter Standard-Passwort ein Passwort mit mindestens sechs Zeichen ein.
- Klicke auf Importieren und warte auf die Ergebnisliste.
Teilfehler und ungeklärte Ergebnisse
Die Ergebnisliste unterscheidet Importiert, Fehlgeschlagen und Ungeklärt. Erfolgreich angelegte Mitarbeiter bleiben bestehen, wenn andere Zeilen scheitern.
Die Abschlussmeldung nennt die Anzahl erfolgreicher, fehlgeschlagener und ungeklärter Zeilen. Sie zählt nur die gültigen, tatsächlich zum Import gesendeten Zeilen. Die bereits in der Vorschau ausgeschlossenen Zeilen sind darin nicht enthalten. Nach einem Wiederholungsversuch bleibt das Gesamtergebnis sichtbar, einschließlich der vorherigen erfolgreichen Zeilen. Die Spalte Zeile verweist auf die ursprüngliche Datei.
- Bei Fehlgeschlagen zeigt der Dialog die bisherige Fehlermeldung. Ein bereits bestehendes Konto kann zum Beispiel mit Benutzer existiert bereits. gemeldet werden. Prüfe zunächst die Ursache. Nur fehlgeschlagene erneut importieren sendet nur die eindeutig fehlgeschlagenen Zeilen erneut, mit den unveränderten Daten.
- Bei Ungeklärt ist nicht sicher, ob bereits gespeichert wurde, etwa nach einer unterbrochenen Verbindung oder einer unvollständigen Antwort. Prüfe zuerst die Mitarbeiterliste. Der Dialog sendet diese Zeilen nicht erneut. Auch doppelte E-Mail-Adressen in einer Datei können zu ungeklärten Zeilen führen.
- Wenn die Mitarbeiterliste nach einem bestätigten Import nicht aktualisiert werden konnte, lade sie neu. Wiederhole dafür nicht den Import.
Musst du Daten in der Datei ändern, erstelle nach dem Abgleich eine Datei nur mit den noch fehlenden Mitarbeitern. Lade nicht ungeprüft die ursprüngliche Datei erneut hoch.
Nach dem Import
Für jede erfolgreich importierte Person sind Mitarbeiterdatensatz, Anmeldekonto und Betriebszuordnung angelegt. Die Anmeldung verwendet die E-Mail-Adresse und das im Dialog gesetzte Passwort. Das Passwort wird also nicht erst nach dem Import angelegt. Wie Mitarbeiter die App installieren, steht unter Installation.
Der CSV-Import setzt die Berechtigung zunächst auf Keine. Er legt einen Vertrag mit 40 Wochenstunden und 30 Urlaubstagen pro Jahr sowie einen anfänglichen Urlaubsstand von 30 Tagen an. Ein abweichender Überstundenstand wird nicht aus der CSV übernommen.
Prüfe diese Werte vor der Zeiterfassung und passe sie unter Mitarbeiter bearbeiten an. Die CSV enthält keine individuellen Vertragsstunden, Berechtigungen oder Kontostände.