Mitarbeiter bearbeiten
Mitarbeiterdaten, Berechtigungen, Verträge und Konten im Web bearbeiten.
Mitarbeiterdaten darf die Administration der ausgewählten Firma ändern. Ausgeschiedene Mitarbeiter müssen zunächst reaktiviert werden, bevor ihre regulären Daten wieder bearbeitet werden können.
Mitarbeiterdaten aufrufen
- Melde dich in deiner DAZE-Umgebung an und prüfe den angezeigten Betrieb.
- Öffne Mitarbeiter, wähle über der Liste Zeitraum und dann die gewünschte Person.
- Wähle Details anzeigen, das Info-Symbol vor ihrem Namen.
Mitarbeiterinformationen
Eine Änderung der E-Mail ändert auch die Login-E-Mail. Informiere die betroffene Person, bevor du den bisherigen Login ersetzt. Bei firmenübergreifend verwendeten Konten und globalen DAZE-Adminzugängen darf nur die DAZE-Administration Name oder Login-E-Mail ändern.
- Ändere in Mitarbeiter-Information Name, E-Mail, Mitarbeiternummer oder Berechtigung.
- Betätige das Speichern-Symbol, das bei ungespeicherten Änderungen erscheint.
- Warte, bis das Symbol nach erfolgreichem Speichern verschwindet. Kontrolliere bei einer später erneut geöffneten Detailseite die geänderten Werte.
Bei einem Fehler zeigt die Seite eine Meldung und behält deine Eingaben. Eine bloße Änderung im Feld speichert die Mitarbeiterinformationen noch nicht.
Berechtigungen
Die Berechtigung gilt für die ausgewählte Firma. Höhere Stufen enthalten die Rechte der darunterliegenden Stufen:
| Berechtigung | Verwendung |
|---|---|
| Administrator | Mitarbeiter und Betriebseinstellungen verwalten |
| Stammdaten-Editor | Zusätzlich Stammdaten verwalten |
| Exporteur | Arbeitsdaten exportieren sowie prüfen |
| Prüfer | Arbeitszeiten anderer Mitarbeiter prüfen und bearbeiten |
| Keine | Eigene Arbeitszeiten erfassen, ohne Verwaltungsrechte |
Beim Anlegen heißt die unterste Stufe Mitarbeiter (nur App). In den Mitarbeiterdetails heißt sie Keine. Die Rolle allein garantiert keine vollständige Betriebsansicht. Eine zusätzliche Betriebsbeschränkung kann die sichtbaren Arbeitsdaten einschränken.
Zeitkonto
In der Zeitkonto-Karte siehst du den berechneten Saldo und kannst einen Stand zu einem Datum festschreiben. Beachte vor rückwirkenden Änderungen die Folgen für spätere Festschreibungen.
Urlaubskonto anpassen
Die Karte Urlaubskonto zeigt den Verfügbaren Resturlaub getrennt vom Jährlichen Urlaubsanspruch des aktuell gültigen Vertrags. Ein fehlender Vertrag ist kein Anspruch von null Tagen. Mit Im Arbeitsvertrag ändern öffnest du den bestehenden Vertragseditor. Soll die Vertragsänderung erst ab einem neuen Datum gelten, lege stattdessen eine Änderung in der Karte Arbeitsvertrag an.
Mit Anpassung legst du das Urlaubsguthaben zu Beginn eines Stichtags fest. Das ist nicht der aktuelle Resturlaub und nicht automatisch der jährliche Urlaubsanspruch aus dem Vertrag.
Urlaub ab dem Stichtag zählt mit
DAZE zieht gebuchten Urlaub ab dem Stichtag einschließlich dieses Tages vom Anfangsguthaben ab. Auch bereits gebuchter zukünftiger Urlaub zählt mit. Deshalb kann der anschließend angezeigte Resturlaub niedriger als deine Eingabe sein.
- Öffne Anpassung in der Karte Urlaubskonto.
- Wähle den Stichtag, zu dessen Tagesbeginn das Guthaben gelten soll.
- Gib unter Anfangsguthaben in Tagen den Stand vor Abzug der Urlaubsbuchungen ab diesem Tag ein. Halbe Tage sind möglich. Das Feld ist beim Öffnen leer und muss bewusst ausgefüllt werden.
- Gib einen Grund für die Anpassung ein.
- Bestätige mit Anpassen und kontrolliere anschließend den angezeigten Resturlaub und die neue Zeile in der Anpassungshistorie.
Ohne Anfangsguthaben oder Grund bleibt Anpassen gesperrt. Bei einem Speicherfehler bleibt der Dialog mit deinen Eingaben offen. Ist das Ergebnis ungeklärt, wird kein weiterer Schreibversuch gesendet. Prüfe zuerst Resturlaub und Historie, bevor du die Seite neu lädst und eine weitere Anpassung anlegst. Beim erneuten Öffnen musst du das Anfangsguthaben wieder eingeben.
Die Historie zeigt Stichtag, Quelle, Differenz, Reststand danach und Grund. Differenz ist die Gutschrift oder der Abzug gegenüber dem zuvor verfügbaren Guthaben. Rest danach enthält bereits den damals gebuchten zukünftigen Urlaub. Mit Alle Anpassungen anzeigen erreichst du auch ältere Einträge. Unter dem Erfassungsdatum steht die unveränderte Anmeldekonto-ID, sofern sie hinterlegt ist. Anpassungen werden nicht gelöscht. Eine Korrektur erzeugt einen neuen Eintrag. Frühere Änderungen werden nicht nachträglich als Historie ergänzt.
Bei aktivierter automatischer Auffüllung kommt der jährliche Anspruch als Jahresgutschrift zum vorhandenen Guthaben hinzu. Resturlaub bleibt erhalten. Eine Änderung des Vertrags setzt das Restguthaben nicht rückwirkend neu.
Rückwirkende Änderungen an Urlaubsbuchungen passen den Verbrauch an, auch wenn die Buchung vor dem Stichtag liegt. Der Stichtag bleibt dabei erhalten.
Arbeitsvertrag
Der Wochenplan legt die Sollstunden pro Wochentag fest. Der Vertrag gilt für seinen Zeitraum. Jährliche Urlaubstage beschreibt den Vertragswert und setzt nicht das Restguthaben des Urlaubskontos.
Einen neuen Vertrag anlegen
Ein neuer Vertrag beendet den bisherigen offenen Vertrag am Vortag seines Beginns. Prüfe den Beginn und alle Werte vor dem Speichern. Der Dialog startet mit 40 Wochenstunden und 30 jährlichen Urlaubstagen, nicht mit den individuellen Werten des Mitarbeiters.
- Öffne Änderung in der Karte Arbeitsvertrag.
- Wähle Gültig ab. Der Beginn muss nach dem Beginn aller bereits vorhandenen Verträge liegen und darf sich nicht mit einem beendeten Zeitraum überschneiden.
- Gib unter Einfach die Wochenstunden ein. DAZE verteilt sie auf Montag bis Freitag. Für eine andere Verteilung nutze Wochenplan und trage die Stunden je Wochentag ein.
- Prüfe Jährliche Urlaubstage und ergänze bei Bedarf einen Änderungsgrund.
- Wähle Erstellen. Kontrolliere danach Beginn, Ende des bisherigen Vertrags und Wochenplan in der Vertragshistorie.
Ein zukünftiger Vertrag wird erst ab seinem Beginn zum aktuellen Vertrag. Bei einem Speicherfehler bleibt der Dialog mit deinen Eingaben offen. Prüfe die vorhandenen Zeiträume, statt denselben oder einen früheren Beginn wiederholt zu speichern.
Den Wochenplan des bestehenden Vertrags ändern
Diese Änderung bearbeitet den vorhandenen Vertrag für dessen gesamten Gültigkeitszeitraum. Sie legt keinen neuen Beginn an. Wenn die Änderung erst ab einem neuen Datum gelten soll, lege stattdessen einen neuen Vertrag an.
- Öffne das Bearbeiten-Symbol neben Wochenplan beim aktuellen Vertrag.
- Verteile die Stunden auf Montag bis Sonntag. Die Summe muss den bestehenden vertraglichen Wochenstunden entsprechen.
- Prüfe auch Jährliche Urlaubstage.
- Wähle Übernehmen und kontrolliere den gespeicherten Wochenplan.
Einen Vertrag löschen
Vertragslücken vermeiden
Die Löschung entfernt den Vertrag aus der Vertragshistorie. Sie verlängert einen früheren Vertrag nicht automatisch und kann deshalb eine Lücke im Vertragszeitraum hinterlassen. Prüfe die Zeiträume vor der Löschung. Eine Rückgängig-Aktion steht dafür nicht zur Verfügung.
In der Vertragshistorie kannst du bei nicht aktuellen Verträgen das Papierkorb-Symbol öffnen und mit Löschen bestätigen. Der aktuelle Vertrag bietet diese Aktion nicht. Kontrolliere danach die verbleibenden Zeiträume.
Erweiterte Einstellungen
Hier legst du Standard-Betrieb, Standard-Kostenstelle und Standard-Kostenträger fest. Diese Auswahlfelder speichern nach einer Änderung direkt. Warte auf Einstellungen gespeichert. Bei einem Fehler bleibt der zuletzt bestätigte Stand sichtbar.
Für Prüfer, Exporteure und Stammdaten-Editoren kann Auf Betrieb beschränken den Zugriff auf den gewählten Standardbetrieb begrenzen. Dafür muss ein Standardbetrieb gesetzt sein. Prüfe diese Einstellung, wenn eine Person nur einen Teil der Arbeitsdaten sieht.
Passwort zurücksetzen
Mit Passwort zurücksetzen ersetzt die Administration das bisherige Passwort durch ein neues zufällig erzeugtes Passwort. Bei firmenübergreifend verwendeten Konten und globalen DAZE-Adminzugängen ist dafür die DAZE-Administration erforderlich. Der Mitarbeiter muss bereits ein Anmeldekonto haben.
Bisheriges Passwort wird ersetzt
Mit Passwort generieren wird das bisherige Passwort ungültig. Das neue Passwort wird nicht automatisch per E-Mail zugestellt. Bereite die vertrauliche Übergabe vor und kopiere es, bevor du den Dialog schließt.
- Öffne die Mitarbeiterdetails und wähle in Mitarbeiter-Information die Aktion Passwort zurücksetzen.
- Prüfe im Dialog den Namen und die E-Mail-Adresse der vorgesehenen Person.
- Wähle Passwort generieren und warte, bis das neue Passwort angezeigt wird.
- Kopiere das Passwort vor Schließen. Es wird anschließend nicht erneut angezeigt.
- Übergib es nur an die zuvor identifizierte Person. Sie meldet sich mit ihrer Login-E-Mail und diesem Passwort regulär an.
Ein erneuter Reset erzeugt ein anderes Passwort. Bei einem ungeklärten Ergebnis kann das Passwort bereits geändert sein. Beachte die Meldung im Dialog, bevor du einen weiteren Reset auslöst.
Mitarbeiter können ihr Passwort derzeit nicht selbst ändern. Sie wenden sich dafür an die Administration. Es gibt keinen erzwungenen Passwortwechsel bei der ersten Anmeldung.
Mitarbeiter als ausgeschieden markieren
Firmenzugang wird entzogen
Die Markierung gilt sofort, auch wenn du ein zukünftiges Austrittsdatum eingibst. Der Mitarbeiter verliert den Zugang zur Firma und seine bisherigen Verwaltungsrechte. Seine Arbeitsdaten bleiben erhalten. Die reguläre Bearbeitung ist bis zur Reaktivierung gesperrt.
- Öffne die Mitarbeiterdetails und wähle Als ausgeschieden markieren, sofern dir die Aktion angeboten wird. Bei Mitarbeitern ohne Arbeitsschritte kann die Seite stattdessen Mitarbeiter löschen anzeigen.
- Prüfe das Austrittsdatum.
- Wähle Markieren und warte auf Mitarbeiter ausgeschieden.
- Prüfe den Hinweis Ausgeschiedener Mitarbeiter. In der Mitarbeiterübersicht findest du die Person nun mit dem Statusfilter Ausgeschieden oder Alle.
Den eigenen Zugang kann ein Firmenadministrator nicht als ausgeschieden markieren.
Ausscheidung rückgängig machen
- Suche die Person mit dem Statusfilter Ausgeschieden und öffne ihre Details.
- Wähle Ausscheidung rückgängig machen und warte auf Ausscheidung rückgängig gemacht.
- Prüfe die Berechtigung. Die früheren Verwaltungsrechte werden nicht automatisch wiederhergestellt. Weise eine benötigte Rolle bewusst neu zu.
Die Person erscheint wieder unter Aktiv und ihre regulären Daten sind wieder bearbeitbar. Ist ihr Passwort nicht mehr bekannt, nutze anschließend den Passwortreset.
Mitarbeiter löschen
Mitarbeiter und zugehörige Konten werden entfernt
Löschen entfernt neben dem Mitarbeiter auch seine Verträge, Urlaubs- und Zeitkontodaten sowie den Firmenzugang. Die Anwendung bietet dafür keine Rückgängig-Aktion. Soll die Historie erhalten bleiben, lösche den Mitarbeiter nicht.
Löschen ist nur ohne vorhandene Arbeitsschritte möglich. Den eigenen Mitarbeiterzugang kann ein Firmenadministrator nicht löschen.
- Wähle Mitarbeiter löschen in den Details, sofern die Aktion angeboten wird.
- Prüfe Name und E-Mail im Dialog.
- Bestätige mit Löschen.
- Warte auf Mitarbeiter gelöscht. Anschließend kehrst du zur Mitarbeiterübersicht zurück.
Bei vorhandenen Arbeitsschritten verweigert DAZE die Löschung. Nutze dann Als ausgeschieden markieren, um den Zugang zu beenden und die Arbeitsdaten zu erhalten.