Mitarbeiter anlegen
Mitarbeiter im Web anlegen und einen persönlichen Zugang übergeben.
Zum Anlegen benötigst du die Berechtigung Administrator in der ausgewählten Firma oder einen DAZE-Adminzugang.
Schritt-für-Schritt Anleitung
1. Mitarbeiter-Bereich öffnen
- Melde dich in der Webanwendung deiner DAZE-Umgebung an.
- Prüfe den angezeigten Betrieb und öffne Mitarbeiter.
- Wähle Neuer Mitarbeiter.
2. Pflichtdaten eingeben
Gib Name, E-Mail und Passwort ein. Verwende ein individuelles Passwort und übergib Zugangsdaten nur vertraulich. Das Anlegeformular verlangt mindestens sechs Zeichen.
Die E-Mail-Adresse wird zum Login. Eine bereits verwendete Login-E-Mail kann nicht durch erneutes Anlegen einem anderen Mitarbeiter zugeordnet werden.
3. Optionale Daten eingeben
Prüfe die Berechtigung, die Mitarbeiternummer, die vertraglichen Wochenstunden und den Jährlichen Urlaubsanspruch in Tagen. Prüfe außerdem die Anfangsstände von Urlaubs- und Zeitkonto mit ihrem jeweiligen Datum. Das Formular schlägt 40 Wochenstunden, 30 jährliche Urlaubstage und 30 Tage Anfangsguthaben vor. Diese Vorschläge ersetzen nicht den tatsächlichen Vertrag.
Urlaubskonto und Vertrag prüfen
Der Jährliche Urlaubsanspruch in Tagen setzt den Vertragswert. Anfangsguthaben in Tagen setzt getrennt davon das Urlaubsguthaben zu Beginn des gewählten Stichtags des Anfangsguthabens. DAZE zieht gebuchten Urlaub ab diesem Tag ab, einschließlich zukünftigen Urlaubs. Halbe Tage und ein ausdrücklicher Anspruch von null Tagen sind möglich.
Der erste Vertrag gilt ab dem 1. Januar des laufenden Jahres und verteilt die Wochenstunden gleichmäßig auf Montag bis Freitag. Einen abweichenden Wochenplan legst du anschließend in den Mitarbeiterdetails fest. Ist ein anderer Vertragsbeginn nötig, prüfe die Vertragshistorie, bevor du Arbeitsdaten erfasst.
Ein Zeitkonto-Anfangsstand wird nur festgeschrieben, wenn die eingetragenen Überstunden nicht null sind. Für einen bewussten Nullstand zu einem bestimmten Datum nutze anschließend eine Zeitkonto-Anpassung.
Erweiterte Einstellungen
Bei Bedarf kannst du Standardbetrieb, Standardkostenstelle und Standardkostenträger aus den vorhandenen Stammdaten auswählen. Diese Werte lassen sich später in den Mitarbeiterdetails ändern.
4. Anlegen und Zugang übergeben
- Wähle Mitarbeiter anlegen.
- Warte auf den Dialog Mitarbeiter angelegt.
- Wähle im Einladungsdialog E-Mail senden. Die Person bekommt eine Willkommensmail mit einem Link, über den sie ihr Passwort selbst festlegt, und mit den Anleitungen zur App. Mit Nein, danke übergibst du den Zugang stattdessen selbst.
- Prüfe, ob die Person in der Mitarbeiterübersicht erscheint. Kontrolliere anschließend Vertrag, Urlaubskonto und Zeitkonto in den Details.
Einladung per E-Mail
Die Kontoanlage selbst versendet keine E-Mail, erst E-Mail senden verschickt die Einladung. Der Link darin ist 7 Tage gültig und funktioniert nur einmal. Danach fordert die Person über Passwort vergessen auf der Anmeldeseite einen neuen Link an. Ein fehlgeschlagener Versand macht die bereits erfolgreiche Mitarbeiteranlage nicht rückgängig.
Zugangsdaten übergeben
Übergib die Login-E-Mail und das beim Anlegen gesetzte individuelle Passwort nur der vorgesehenen Person. Sie kann sich damit regulär anmelden.
Ist das Passwort nicht mehr bekannt oder soll es geändert werden, nutze Passwort zurücksetzen. Dabei entsteht ein neues zufälliges Passwort, das du vertraulich übergeben musst. Mitarbeiter können ihr Passwort derzeit nicht selbst ändern und wenden sich dafür an die Administration.