Stammdatensätze
Einträge eines Stammdatentyps anlegen, bearbeiten, ausblenden und löschen.
Stammdatensätze sind die konkreten Einträge innerhalb eines Stammdatentyps. Sie werden bei der Arbeitszeiterfassung ausgewählt. Zum Anlegen, Bearbeiten und Löschen brauchst du Stammdaten-Editor, Admin oder einen DAZE-Administratorzugang.
Eigenschaften
Die wichtigsten Eigenschaften eines Stammdatensatzes:
- Nummer: optionale Kennung
- Name: Anzeigename in der Auswahl
- Kennzeichen: bei Maschinen, zum Beispiel das Nummernschild
- Zus. KST und Zus. KTR: zusätzliche Kostenstellen- und Kostenträgernummer
- In Mitarbeiter-App anzeigen: Sichtbarkeit für Mitarbeiter
- Auch KST und Auch KTR: der Datensatz ist zusätzlich als Kostenstelle oder Kostenträger auswählbar
- Lohnart: hinterlegte Zuordnung zu einer Lohnart
- Kategorie: Gruppierung des Datensatzes in einer vorhandenen Kategorie
Zus. KST und Zus. KTR sind zusätzliche Nummern, keine Beziehungen zu anderen Datensätzen. Sie sind auch nicht dasselbe wie Auch KST und Auch KTR.
Der Name ist in der Weberfassung Pflicht und darf höchstens 200 Zeichen enthalten. Für Nummern gelten höchstens 50 Zeichen, für Kennzeichen höchstens 20.
Stammdatensätze anzeigen
- Öffne Stammdaten in der Seitenleiste.
- Klicke auf den gewünschten Stammdatentyp, zum Beispiel Arbeitsart. Du siehst alle Datensätze dieses Typs.
Stammdatensatz anlegen
- Öffne Stammdaten und klicke auf den Stammdatentyp.
- Nutze die Eingabezeile am Ende der Tabelle.
- Gib einen Namen und bei Bedarf Nummer, Kennzeichen und weitere Angaben ein.
- Drücke Enter oder wähle das Häkchen in der Zeile. Nach erfolgreichem Speichern erscheint der Datensatz in der Liste.
CSV-Import
Du kannst Stammdatensätze auch per CSV importieren. Mehr dazu unter Datenimport → Stammdaten.
Stammdatensatz bearbeiten
- Öffne Stammdaten und klicke auf den Stammdatentyp.
- Doppelklicke auf den Datensatz, den du bearbeiten möchtest.
- Ändere die Felder.
- Drücke in einem Eingabefeld Enter oder wähle das Häkchen zum Speichern. Warte auf Änderungen gespeichert.
Auch das Verlassen eines Textfelds mit Fokus außerhalb der bearbeiteten Zeile kann das Speichern auslösen. Nutze in einem Eingabefeld Escape oder das Abbrechen-Symbol, wenn du die noch ungespeicherte Bearbeitung verwerfen möchtest.
Wenn keine Kategorie-Spalte angezeigt wird, lege zuerst unter Stammdaten → Kategorien eine Kategorie an. Mit Keine entfernst du eine Kategorie- oder Lohnartzuordnung. Eine am Stammdatensatz hinterlegte Lohnart wird nicht automatisch in jeden neuen Arbeitsschritt übernommen.
Auswirkungen auf vorhandene Arbeitsschritte
Die aktuelle Stammdatenanzeige wird noch vorbereitet. Nach ihrer Freigabe zeigt eine neu geladene Buchung den heutigen Namen, die Nummer und die zusätzlichen Kostennummern ihres verknüpften Datensatzes. Eine Umbenennung darf die Auswahl nicht auf einen anderen Datensatz mit der alten Nummer übertragen. Zeiten, Mengen, Pausen und Prüf-/Exportmarkierungen ändern sich dadurch nicht. Bereits heruntergeladene Dateien werden nicht nachträglich aktualisiert.
Auch KST und Auch KTR geben zusätzliche Auswahlrollen desselben Datensatzes frei. Das ist keine zweite Identität mit derselben Nummer. Bei einer solchen Auswahl wird die zusätzliche Kostennummer verwendet, soweit vorhanden, sonst die eigene Nummer. Gleiche Nummern können zu verschiedenen Datensätzen gehören und beweisen keine fachliche Zuordnung. Mit der vorbereiteten Umstellung wird das Entfernen einer noch verwendeten Rolle abgewiesen, statt bestehende Buchungen umzuhängen. Prüfe vorhandene Buchungen und Exporte, bevor du Rollen oder zusätzliche Kostennummern änderst.
Eine zusätzliche Kostennummer allein macht den Datensatz nicht auswählbar. Die zusätzliche Auswahlrolle und die Beziehung zum gewählten übergeordneten Eintrag sind getrennte Voraussetzungen. Auch ohne zusätzliche Auswahlrolle kann die Kostennummer weiter für die Anzeige und den Export des ursprünglichen Datensatzes benötigt werden. Bei einer Maschine bedeutet Auch KTR, dass dieselbe Maschine auch als Kostenempfänger gewählt werden kann. Sie wird dadurch nicht automatisch zur eingesetzten Maschine eines Arbeitsschritts.
Archivstatus und neue Auswahlen
Mit der vorbereiteten relationalen Umstellung erhalten Stammdatensätze den Status Aktiv oder Archiviert. Archivieren ist nicht Löschen. Die Verwaltung kann archivierte Datensätze weiterhin anzeigen; in der normalen Erfassung werden sie nicht als neue Auswahl angeboten. Vorhandene Buchungen bleiben mit ihrem Datensatz verbunden und zeigen dessen aktuelle Angaben.
Der Status ist von In Mitarbeiter-App anzeigen getrennt. Eine ausgeblendete aktive Vorgabe wird dadurch nicht archiviert. Wenn eine vorhandene Buchung einen archivierten Datensatz verwendet, ersetze ihn nicht nur wegen seines Status durch einen anderen Eintrag mit derselben Nummer.
Stammdatensatz löschen
Wenn ein Eintrag nur aus der Mitarbeiterauswahl verschwinden soll, deaktiviere In Mitarbeiter-App anzeigen und speichere die Änderung. Der Datensatz bleibt dabei erhalten.
Zum Löschen wählst du das Papierkorb-Symbol und bestätigst den Hinweis. Das Löschen lässt sich in dieser Oberfläche nicht rückgängig machen. Prüfe vorher, ob du den Eintrag nur ausblenden möchtest. Ein fehlender Eintrag in der aktuellen Auswahlliste beweist nicht, dass historische Arbeitsschritte gelöscht wurden. Die relationale Umstellung muss vorhandene Buchungszuordnungen erhalten; eine abgewiesene Löschung darfst du nicht durch Neuanlegen unter derselben Nummer umgehen.
Verwendung in der mobilen App
Bei der Arbeitszeiterfassung wählen Mitarbeiter aus den Stammdatensätzen:
- Der Mitarbeiter öffnet einen Arbeitsschritt.
- Er tippt auf das Feld, zum Beispiel Arbeitsart.
- Er wählt einen Eintrag aus der Liste.
- Beim Speichern des Arbeitsschritts wird die Auswahl übernommen.