Export
Arbeitsdaten im Web als PDF, CSV oder HSC-Lohn exportieren oder in der Mobile App eine persönliche PDF teilen.
Im Web wählst du Mitarbeiter, Zeitraum und Exportprofile. DAZE erstellt direkt ein ZIP-Archiv mit allen Dateien der gewählten Profile, etwa eine PDF je Mitarbeiter, eine CSV-Datei oder HSC-Lohn-XML.
Der Download markiert den Zeitraum als exportiert
Nach dem Download rückt DAZE für die ausgewählten Mitarbeiter Exportiert bis bis zum Enddatum vor und markiert die Arbeitsschritte im Zeitraum als exportiert und überprüft. Das geschieht nur, wenn sich die Daten zwischen Download und Markierung nicht geändert haben. Haben sie sich geändert, ist das ZIP gespeichert, der Zeitraum aber nicht markiert. Exportiere dann erneut. Exportierte Arbeitsdaten können nur Prüfer und Administratoren noch ändern.
Stammdaten in neu erzeugten Dateien
Eine neu erzeugte Datei verwendet die aktuellen Namen und Nummern der verknüpften Datensätze. Zusätzliche Kostennummern können sich ebenfalls ändern. Eine früher heruntergeladene Datei bleibt unverändert; ein neuer Export muss daher nicht dieselben Bezeichnungen oder dieselben Dateibytes enthalten.
Der Export berechnet keine alten Zeiten, Mengen, Pausen oder Salden neu. Vergleiche bei abweichenden Bezeichnungen zuerst die Stammdatenänderung und die eigentliche Buchung. Eine Datei erneut zu erstellen ist kein Auftrag, historische Arbeitsschritte umzubuchen.
Export im Web
Du benötigst Exportberechtigung im ausgewählten Unternehmen. Bei eingeschränktem Betriebszugriff darfst du nur dich selbst auswählen, keine anderen Mitarbeiter.
- Öffne Mitarbeiter und wähle rechts neben den Filtern Mehrfachexport. Rechts öffnet sich der Export.
- Markiere unter Mitarbeiter die gewünschten Personen. Suche, Betriebsfilter und Alle … auswählen helfen bei der Auswahl. Der Betriebsfilter im Export beginnt immer bei Alle Betriebe, unabhängig vom Filter der Mitarbeiterliste. Neben jedem Mitarbeiter steht sein Standard-Betrieb.
- Lege die Daten Von und Bis fest.
- Hake unter Profile die gewünschten Exportprofile an. Vorausgewählte Profile sind bereits angehakt.
- Prüfe die Optionen für diesen Export und wähle Exportieren.
- Nach Export heruntergeladen prüfst du, ob der Browser die Datei gespeichert hat. Der HSC-Export erzeugt je Standard-Betrieb und Abrechnungsmonat eine eigene XML-Datei. Für einen einzelnen Mitarbeiter wählst du oben beim geöffneten Mitarbeiter im Menü Gesamten Zeitraum exportieren.
Hat der Betrieb noch kein eigenes PDF-Profil, steht die mitgelieferte Arbeitsübersicht zur Auswahl.
Optionen für diesen Export
| Option | Inhalt |
|---|---|
| Nur offizielle Arbeitsschritte exportieren | Zeigt in PDF und CSV nur offizielle Arbeitsschritte und deren Zuschlagszeilen. HSC-Lohn enthält immer nur offizielle Schritte. Die Exportmarkierung gilt dann nur für offizielle Schritte. Ist, Soll, Salden, Abwesenheiten und die Zuschlagssummen der PDF bleiben vollständig, wie in der bisherigen App. |
| PDF: Ist, Soll und Salden anzeigen | Die PDF verwendet gespeicherte Tagesbewertungen einschließlich Abwesenheiten und inoffizieller Zeiten, auch bei Nur offizielle Arbeitsschritte exportieren. Der Gesamtsaldo gilt zum gewählten Enddatum. |
| PDF: Zuschlagsstunden anzeigen | Summiert die gespeicherten Zuschlagszuordnungen aller Schritte im Zeitraum mit den aktuellen Regelfenstern. Gelöschte Zuschläge zählen nicht. Pausen ohne vollständige Zeitangaben werden anteilig verteilt. Ein Schritt mit Ende 00:00 endet am Folgetag. |
| PDF: Stammdaten-Nummern anzeigen | Ergänzt die Nummer der angezeigten Tätigkeit oder des ersatzweise angezeigten Kostenträgers. |
Die PDF-Optionen erscheinen, sobald ein PDF-Profil angehakt ist. Ihre Voreinstellung kommt aus dem ersten angehakten PDF-Profil.
In der Arbeitsübersicht zeigt die Spalte Dauer die Nettozeit des Arbeitsschritts nach Abzug beider Pausen. Inoffizielle Schritte tragen ! inoffiziell, wenn du sie mit exportierst. Schritte ohne Start oder Ende fehlen in der PDF-Tabelle. Wochenenden sind farbig hinterlegt.
Ein verbleibendes Urlaubskonto wird durch die Saldo-Option nicht ausgegeben. Die PDF kann die im Zeitraum enthaltenen Urlaubs-, Krankheits- und Feiertage mit Stunden ausweisen.
Grenzen und fehlende Arbeitstage
Pro Export sind höchstens 50 Mitarbeiter, 100 Kalendertage einschließlich Start und Ende sowie 10.000 Arbeitsschritte möglich. Insgesamt darf die Auswahl höchstens 5.000 Kombinationen aus Mitarbeiter und Kalendertag umfassen. Die Schrittgrenze zählt auch Schritte, die der Filter für offizielle Zeiten anschließend ausblendet. Der früheste zulässige Tag ist der 01.01.2023, der späteste liegt ungefähr drei Jahre in der Zukunft. Teile größere Exporte auf.
Fehlt für einen ausgewählten Mitarbeiter ein Kalendertag, exportiert DAZE nichts und nennt die Anzahl fehlender Arbeitstage.
Fehlende Tage erzeugen verändert Arbeitsdaten
Fehlende Arbeitstage erzeugen und exportieren legt fehlende Tage mit Vertrags- und Tagesartwerten an und startet danach den Export. Vorhandene Tage werden dabei nicht neu berechnet. Fehlende Arbeitsschritte werden nicht nachgetragen. Prüfe anschließend die neu entstandenen Tageswerte, bevor du die Dateien weiterverwendest.
Die Erzeugung benötigt eindeutige gültige Verträge und Tagesarten sowie eine deutsche Feiertagskonfiguration mit geladenen Feiertagsdaten. Sie kann unter anderem bei bereits gelöschten Tagen oder nicht zugeordneten Schritten scheitern.
Liegen fehlende Tage in einer laufenden Überprüfung, blockiert diese die Erzeugung ebenfalls. Beende sie nach Abstimmung über die Mitarbeiterübersicht und starte den Export dort erneut.
Fehlende Tage in bereits überprüften oder exportierten Zeiträumen legt DAZE ebenfalls an, wie die bisherige App. Der Dialog nennt vorher, wie viele fehlende Tage dort liegen. Solche Tage können Soll und Saldo des abgeschlossenen Zeitraums verändern. Bestehende Tage bleiben unverändert.
Nur nach einer bestätigten positiven Anzahl erzeugter Tage startet DAZE den Export. Ein späterer Exportfehler macht die angelegten Tage nicht rückgängig. Bei Es wurden keine Arbeitstage erzeugt. Der Export wurde nicht gestartet. prüfst du zuerst den aktuellen Datenstand.
Der Export selbst legt keine Tage an und berechnet vorhandene Tageswerte nicht neu. Das Öffnen eines Mitarbeiters unter Mitarbeiter erhält vorhandene Tageswerte; wirklich fehlende Tage können dabei neu entstehen. Siehe Arbeitstage.
Eigene PDF in der Mobile App
- Öffne Einstellungen und PDF exportieren. Du gelangst zur Seite Persönliches PDF teilen.
- Wähle Dieser Monat, Letzter Monat oder Eigener Zeitraum.
- Tippe auf Persönliches PDF teilen.
- Teile oder speichere die erzeugte PDF über den Freigabedialog des Geräts. Speichere sie ausdrücklich, wenn du eine dauerhafte Kopie behalten möchtest. Das Öffnen des Freigabedialogs allein bestätigt noch keine gespeicherte Datei.
Das Dokument ist als Persönliche Kopie gekennzeichnet. Erstellen und Teilen bestätigen weder eine Prüfung noch einen offiziellen Export und setzen keine Prüf- oder Exportmarkierung. Du erhältst kein ZIP-Archiv und keinen Lohnexport.
Beim Laden für die persönliche PDF kann DAZE fehlende Arbeitstage innerhalb gültiger Verträge anlegen. Die vorbereitete relationale Umstellung erhält vorhandene Tageswerte; ältere Versionen können noch nicht abgeschlossene Werte aktualisieren, wie unter Arbeitstage beschrieben. Ein späterer Fehler beim Erstellen oder Teilen macht eine zuvor erfolgte Datenänderung nicht rückgängig.
Die persönliche PDF zeigt Soll, Ist und Saldo Zeitraum aus den geladenen Tageswerten. Darin können Abwesenheiten und inoffizielle Zeiten enthalten sein. Ein Gesamtsaldo, verbleibender Urlaub und ein Zuschlagsblock werden hier nicht ausgegeben.
Prüfe vor dem Weitergeben die Angaben im PDF:
- Dauer zeigt bei Arbeitsschritten die Nettozeit nach Abzug beider erfassten Pausen. Start und Ende bleiben die erfassten Uhrzeiten.
- Die detaillierte Pausenanzeige nennt beide gespeicherten Pausenintervalle mit ihrer jeweiligen Dauer, soweit Start und Ende vorliegen. DAZE kann diese Uhrzeiten aus einer eingegebenen Dauer automatisch zugeordnet haben. Bei reiner Daueranzeige steht dort die Summe beider Pausen.
- Inoffizielle Arbeitsschritte bleiben sichtbar und tragen ! inoffiziell, auch an Tagen mit einer besonderen Tagesart. Das Teilen ändert diese Kennzeichnung nicht.
- Erkannte halbe Urlaubs- und Krankheitstage zählen in der Zusammenfassung als halbe Tage. Zusätzliche Arbeitsschritte stehen getrennt von der Abwesenheit in der Tabelle.
- Die Abwesenheitszusammenfassung hängt von den geladenen Tagesarten und ihren Bezeichnungen ab. Anders benannte Krankheit oder Feiertage können dort fehlen. Vergleiche sie deshalb mit den Tageszeilen.
Unter Einstellungen und PDF-Exportmöglichkeiten kannst du Arbeit-Zusammenfassung im PDF und Schwellenwert festlegen. Wähle Speichern. Diese Einstellungen gelten auf deinem Gerät. Die Arbeitszusammenfassung zählt nur Standard-Tage mit Ist-Zeit größer als null. Arbeit an einer besonderen Tagesart zählt dort nicht mit. Ein Tag zählt als über dem Schwellenwert, wenn seine Ist-Zeit diesen wirklich überschreitet, nicht bei gleicher Dauer.
Wenn keine Arbeitstage gefunden werden, meldet die App Keine Daten. Auch hier müssen längere Zeiträume wegen der Abfragegrenze von 100 Kalendertagen aufgeteilt werden.